Sebagai teknologi inti utama aplikasi IoT, teknologi RFID dapat dilihat di berbagai industri dan bidang seperti otomatisasi industri, otomatisasi komersial, dan manajemen kontrol transportasi. Arsip merupakan sumber informasi yang penting. Pentingnya manajemen file dapat dibayangkan, dan mekanisme pengelolaannya terus ditingkatkan. Manajemen file merupakan peran kunci aset tak berwujud dalam manajemen perusahaan. Penggunaan teknologi RFID memungkinkan manajemen file otomatis dan cerdas, serta manajemen waktu nyata untuk layanan spesifik seperti penyimpanan harian, permintaan, peminjaman, pengembalian, dan pencegahan pencurian arsip. Teknologi RFID meningkatkan kekuatan manajemen komprehensif dalam manajemen file.

Teknologi RFID, atau teknologi identifikasi frekuensi radio, adalah teknologi identifikasi otomatis tanpa kontak yang secara otomatis mengidentifikasi objek target dan memperoleh data yang relevan melalui sinyal frekuensi radio. Dibandingkan dengan barcode, teknologi RFID memiliki karakteristik tahan air, anti-magnetik, tahan suhu tinggi, dll., dan memiliki keunggulan signifikan dalam meningkatkan inventaris file, efisiensi pencarian, dan melindungi keamanan file. Sistem manajemen gudang arsip cerdas berbasis teknologi RFID dapat digunakan untuk mengelola file seperti akta nikah, notaris, dan dokumen secara cerdas, serta mewujudkan keamanan fisik, manajemen yang efisien, dan pemanfaatan arsip.

Namun, sistem manajemen file berbasis RFID sangat sensitif terhadap faktor lingkungan, sehingga beberapa hal kecil dapat memengaruhi efisiensinya. Tag RFID UHF membacaDi ruang arsip, lempengan besi yang padat merupakan faktor utama yang mengganggu sinyal RFID. Jika Tag RFID UHF ditempelkan langsung ke lempengan besi, tingkat pembacaan akan sangat terpengaruh. Oleh karena itu, kita dapat memodifikasi dan menguji parameter pembaca RFID UHF dan chip tag RFID UHF agar lebih kompatibel, sehingga secara efektif menyelesaikan masalah ini. Untuk mengoptimalkan efek pembacaan, kita juga dapat menyempurnakan posisi dan jarak Tag RFID UHF; mempertimbangkan masalah interferensi tabrakan sinyal dalam lingkungan multi-pembaca dan multi-label, dan membandingkan pengujian berbagai jenis dan parameter yang berbeda.

Informasi dalam basis data dapat ditulis ke tag RFID UHF atau informasi dalam tag RFID UHF dapat diimpor ke dalam basis data, sehingga memberikan dukungan data untuk penggunaan fungsi sistem informasi manajemen file. Dibandingkan dengan metode manajemen file tradisional, sistem ini bermanfaat untuk meningkatkan kemampuan manajemen bisnis secara keseluruhan, mengurangi tingkat kesalahan, mewujudkan berbagi data, meningkatkan efisiensi manajemen file, menyederhanakan proses manajemen, dan mengurangi intensitas kerja personel. Manajemen menyediakan model manajemen yang lebih nyaman dan efektif, meningkatkan tingkat layanan, dan meningkatkan kekuatan manajemen secara keseluruhan.

Pengelolaan berkas cerdas berbasis teknologi RFID akan sangat meningkatkan efisiensi pengelolaan berkas koleksi, meningkatkan kecepatan pengelolaan, dan meningkatkan akurasi. Pengurangan biaya pengelolaan arsip juga memberikan pendekatan yang lebih efisien. Nilai aplikasi pengelolaan berkas cerdas RFID dalam kearsipan telah mencapai puncaknya, dan teknologi RFID telah membawa era baru dalam pengelolaan berkas.